La plateforme Klea harmonise la gestion des secrétariats juridiques

Aider les entreprises à gérer leurs tâches administratives juridiques. Voilà l’objectif de la jeune pousse bruxelloise Legal Studio et de sa plateforme KLEA.

Anthony est l’un des trois cofondateurs de KLEA. Alors qu’il était avocat depuis plusieurs années, une nouvelle aventure a commencé il y a quatre ans, fruit d’une discussion avec la directrice juridique de Levis Strauss en Europe.

Avec des sociétés réparties dans le monde entier, la directrice se disait perdue parmi les juridictions et droit des sociétés de chaque pays, tous différents. Afin d’avoir un interlocuteur unique et de simplifier son travail, elle décide à cette époque de travailler en collaboration avec plusieurs cabinets internationaux. Une solution coûteuse et “pas toujours efficace pour gérer le travail de routine”, confie Anthony.

Automatiser les opérations juridiques de routine

C’est ainsi qu’Anthony et ses trois collègues de Legal Studio se lancent dans la création de KLEA. La plateforme se compose d’une combinaison de services et de technologies destinés à résoudre le “casse-tête” du secrétariat juridique. L’équipe espère ainsi répondre aux challenges des opérations de routine relevant du droit des sociétés.

KLEA, pour Knowledgeable Legal Entity Automation, offre à chacun de ses clients une plateforme faisant office de base de données et de gestionnaire de projets “intelligent”. La solution se veut internationale, “nous avons des avocats indépendants repartis dans 80 pays” précise fièrement Anthony.

Vérification de la conformité des documents, dépôts physiques de documents importants à la poste… Plusieurs juristes de formation ont accès à KLEA et se chargent toutes les tâches que l’automatisation ne peut pas remplacer. Avec une seule et unique facture à la fin du processus de prise en charge, le client a donc l’impression de travailler avec un partenaire unique.

“Le Deliveroo des secrétariats juridiques”

La plateforme fournit à l’utilisateur une feuille de route, puis elle alloue les tâches “au client, à l’avocat compétent et aux équipes de Legal Studio”, explique Anthony.

“Lorsqu’on commande sur Deliveroo, on sait exactement d’où est-ce que le plat part, son trajet et son heure exacte de livraison” compare le fondateur. Dans son exemple, il propose de remplacer les sushis et les pizzas par un document juridique au Japon et un autre en Italie. Pour lui, l’expérience client est similaire. “Les directeurs juridiques se connectent sur la plateforme et peuvent avoir un aperçu de tout le processus et le chemin que prend chaque document”, sourit-il. Il complète, “c’est une expérience assez unique en termes de confort et qui permet de gagner un temps précieux”.

Un gain de temps et d’argent

Avec KLEA, l’utilisateur a juste à notifier un événement, par exemple un changement d’adresse, la plateforme s’occupe ensuite de tout le procédé juridique. Ainsi, le temps que ce client consacre habituellement aux tâches administratives se voit réduit de 60% en moyenne. Les coûts externes, donc les frais d’avocat, réduisent eux de 40%, assure le fondateur.

“Aujourd’hui, les directeurs juridiques doivent faire plus avec moins de moyens”

La start-up espère que le temps accordé au travail administratif qu’elle propose de prendre en charge puisse être réinvesti dans des tâches “à plus forte valeur ajoutée“, confie Anthony, “comme la gestion d’un dossier de fusion acquisition ou l’élaboration de projets commerciaux” complète-t-il.

Une sécurité des données assurée par Mendix

En développant KLEA avec Mendix, les fondateurs ont fait un choix stratégique. Mendix est un “low-code development tools”, autrement dit, une plateforme qui aide au développement d’applications en utilisant un minimum de code. Ainsi, sans Mendxix et son management centralisé des applications, le développement de KLEA “aurait pu coûter trois fois plus d’argent en matière de développement” confie Anthony.

Conformément à la norme ISO/IEC 27001, Mendix offre une certification ISO à ses utilisateurs grâce à un système de gestion de la sécurité de l’information (SGSI). La base de cette norme ISO est le développement et la mise en œuvre d’un programme de sécurité rigoureux.

“Cette certification nous a permis de travailler directement avec les plus grandes pharma”

Élargir sa base de clientèle

“Nous sommes partis de rien et nous avons commencé grâce à une petite levée de fonds auprès des membres Be Angels”

À moyen terme, KLEA voudrait se rendre disponible pour des entreprises plus petites. Suivant une logique d’autofinancement, Klea s’adressait d’abord aux “grands groupes”. Mais, depuis que l’équipe a réussi à automatiser “tout le process”, Anthony espère pouvoir “offrir les services de KLEA à des acteurs plus petits”.

Une version “pure SaaS”

“Nous avons toujours vendu une combinaison de service et de technologie”, raconte le co-fondateur. Pourtant, à la demande de “certains juristes peu familiers avec la technologie”, KLEA s’est lancée dans le développement d’une nouvelle formule pure SaaS l’année passée. “C’est encore en work in progress mais elle est déjà utilisée par certains clients” se réjouit Anthony.

D’abord implantée en Allemagne, la start-up s’est finalement installée à Bruxelles. En raison du côté international de leur client, toute l’équipe de KLEA est polyglotte. En se concentrant sur l’axe Amsterdam, Paris, Berlin, le défi actuel de la start-up est de gérer sa croissance et de continuer à investir en sa faveur. “Assurer la même qualité, malgré une croissance exponentielle, voilà notre moteur”, conclut Anthony.