5 fonctionnalités méconnues d’Excel

Le programme de tableurs de Microsoft regorge de multiples fonctionnalités toutes plus méconnues les unes que les autres.

Utilisé par des centaines de millions d’internautes, Excel est probablement le logiciel tableur le plus populaire dans les entreprises. Ses capacités de calcul illimitées et ses immenses tableaux ont très certainement contribué à son succès. Néanmoins, il n’est pas rare que l’on découvre toujours de nouvelles fonctionnalités dans ses multiples menus. 

Saviez-vous par exemple que le programme permet de créer une carte du monde et qu’il connaît de nombreuses statistiques à leur propos ? Ou encore qu’il est possible de convertir une unité monétaire en une autre devise ? Excel est un logiciel extrêmement complet et puissant, et voici d’ailleurs 5 fonctionnalités que vous n’avez probablement jamais aperçues dans le programme.

Convertir une devise monétaire

Lorsque nous encodons une facture comportant des devises étrangères ou que nous adressons un papier destiné à différents pays, il peut être nécessaire d’introduire des données financières relevant de différentes devises. Rassurez-vous, il n’est pas nécessaire de calculer vous-même la conversion entre deux devises, puisqu’Excel est tout à fait capable de le faire pour vous, tout en suivant le cours en temps réel.

Avant toute chose, il est nécessaire de connaître le code ISO des devises que vous utiliserez. Pour le dollar américain, c’est USD, là où c’est EUR pour l’euro. Vous pouvez retrouver ce code sur Google, Wikipedia ou, encore mieux, Excel. Pour cela, entrez le nom d’un pays dans une case. Convertissez les cases contenant les noms de pays en allant sur l’onglet Données puis en sélectionnant Types de données et enfin Données géographiques.

Dans une autre case, écrivez par exemple “=A4.Code devise“, puis faites Enter. La case indiquera alors le code de la devise utilisée dans le pays choisi. Entrez ensuite dans une autre case la devise de base sur celle de destination. Par exemple, dans notre cas, nous voulons convertir de l’euro vers le rouble. Nous entrerons alors dans la même case EUR/RUB. Convertissez ensuite cette case en Devises.

A côté, écrivez par exemple “=A2.Prix“. Excel vous fera ensuite la conversion automatiquement après que vous ayez fait Enter. Le calcul se fera toujours à partir de 1 unité de la devise de base. Dans notre cas, 1€ correspond à 87,61 roubles. Si vous souhaitez convertir un montant personnalisé, ajoutez par exemple comme formule “=A2.Prix*125” pour convertir 125€ en roubles.

Pour actualiser selon les cours actuels, appuyez sur Actualiser tout en haut de l’écran.

Créer une carte géographique avec données

On ne s’en servirait pas de prime abord pour cela, mais Excel est tout à fait capable de créer des cartes géographiques colorisées en fonction de statistiques. Nombre d’habitants, superficie, PIB… Autant de données pouvant entrer en ligne de compte dans la création d’une carte. 

Pour cela, entrez différents lieux dans des cases (provinces, pays, régions, villes…). Convertissez ensuite ces cases en Données géographiques. Sélectionnez ensuite la première case, puis appuyez sur la petite icône qui s’affiche juste au-dessus à droite de cette case. Vous verrez alors toutes sortes de données qui se proposeront à vous, parmi lesquelles la population, la superficie, l’espérance de vie… Sélectionnez la donnée désirée, puis étirez afin d’appliquer ce choix à toutes les autres cases.

Sélectionnez ensuite toutes vos cases comprenant des données, allez dans l’onglet Insertion puis sélectionnez Cartes. Cliquez ensuite sur la carte qui vous est proposée pour accepter votre choix. Une carte sera alors créée avec les données désirées. Vous n’avez alors qu’à paramétrer votre carte, en lui donnant un nom, en modifiant les couleurs…

Si vous le souhaitez, vous pouvez même enregistrer cette carte en faisant un clic droit dessus et en appuyant sur Enregistrer en tant qu’image…

Créer une barre de défilement

Lorsque vous créez une liste de données, celle-ci peut très vite s’avérer longue et donc rendre le parcours au sein de cette liste fastidieux. Heureusement, Excel dispose de petits atouts dans sa manche permettant d’alléger le travail d’un utilisateur. Parmi ceux-ci, une barre de défilement permettant de parcourir plus rapidement une liste. 

Avant toute chose, vous allez avoir besoin du menu Développeur. Pour cela, faites un clic droit sur l’onglet Accueil, puis cliquez sur Personnaliser le ruban. Dans la colonne de droite, cochez l’option Développeur pour la voir apparaître dans le ruban. 

Allez ensuite dans le menu développeur nouvellement créé, cliquez sur Insérer puis sélectionnez l’icône de la barre de défilement.

Dans notre exemple, nous allons créer une barre de défilement pour survoler les jours d’une année. Dans une case, nous allons donc y indiquer la date du 1er janvier 2021. Une fois votre barre de défilement créée et la première case remplie, faites un clic droit sur la barre et sélectionnez Format de contrôle. Dans l’onglet valeur maximale, insérez 365, pour correspondre à 365 données (nombre de jours dans une année).  Dans la case cellule liée, appuyez sur la petite flèche vers le haut et sélectionnez une case vide à côté de la date insérée.

Dans une case encore différente, écrivez « =date de départ+cellule liée ». La barre de défilement fonctionne désormais ! Pour avoir plus de données, juste en dessous de la case précédemment créée, faites cette case-ci+1, puis étirez. Si, dans notre exemple, nous avons fait une barre de défilement qui fonctionne avec des dates, cela peut également fonctionner avec d’autres données.

Importer un tableau imprimé

Vous ne le saviez probablement pas, mais Excel vous permet d’importer un tableau imprimé sur une feuille de papier. En réalité, ce n’est pas vraiment la version PC d’Excel qui le permet, mais plutôt l’application pour smartphones du logiciel tableur. Celle-ci est évidemment gratuite sur iPhone et iPad et sur Android, mais nécessitera que vous vous connectiez à un compte Office disposant d’un abonnement 365.

Une fois l’application téléchargée et connectée à votre compte Office 365, créez un classeur vierge de toute donnée. En bas à gauche, appuyez sur l’icône de menu, puis sélectionnez l’onglet avec un petit appareil photo. 

L’appareil photo s’ouvre, cadrez le tableau imprimé dans l’objectif, rectifiez les limites puis validez. Le tableau est correctement importé !

Créer des sous-totaux automatiques

Lors de la création de factures avec ou sans TVA ou de calcul de moyennes, il peut être relativement pratique d’avoir accès à une fonction de sous-totaux se mettant automatiquement à jour. Cela permet notamment d’avoir des tableaux faciles à comprendre et dont les informations sont clairement détaillées.

Dans un premier temps, créez votre tableau avec différentes mesures classées selon un certain paramètre. Dans notre exemple, nous calculons le prix des maisons à Liège, Namur et Charleroi en fonction de certaines superficies, le tout basé sur le prix  au mètre carré dans chaque commune. Nous allons donc chercher à connaître le prix moyen des maisons dans ces trois villes.

Une fois vos données créées, allez dans l’onglet Données et cliquez sur Sous-total. Choisissez ensuite le paramètre qui, lorsqu’il changera, forcera Excel à faire un sous-total. Ici, nous allons choisir Ville. La fonction mathématique à utiliser est la moyenne. Dans l’exemple d’une facture, vous devrez sélectionner la fonction somme. Ensuite, choisissez la ou les données à calculer en cochant les cases correspondantes. Et voilà, vos sous-totaux sont créés !

A présent, Excel ne devrait plus avoir de secrets pour vous !