Laurent Hirtz, chargé de production dans l’évènementiel, a monté une plateforme de planification pour son secteur dans le but pallier le manque d’outils digitaux.

Le secteur de l’audiovisuel, du cinéma et de l’événementiel demande une flexibilité importante à ses travailleurs freelances. Les planifications peuvent être compliquées et les travailleurs enchaînent des périodes de rushs qui peuvent durer bien plus d’un mois. Pour faciliter les mises en relations, l’organisation et l’administration de tous les acteurs, Laurent Hirtz a créé Crewbooking.

De la planification

La plateforme Crewbooking c’est d’abord une communauté. Comme un LinkedIn dédié uniquement aux professionnels de l’audiovisuel. Une manière donc d’agrandir son réseau. “À côté de ça il y a toute une panoplie d’employeurs, d’entreprises du secteur qui ont des besoins en planification ou même en visibilité ou communication. Mais vers ce public cible, qui est plutôt un secteur de niche“, explique Laurent Hirtz qui est à l’origine du projet.

Au sein de la communauté, les employeurs peuvent donc créer des listes de “crew” et leur proposer du travail. L’outil est avant tout orienté vers la planification et “la transmission d’informations claires et précises” explique l’entrepreneur. “Notre but n’est pas de gérer l’aspect financier des transactions” ajoute-t-il. D’un côté l’employeur peut faire un planning de production précis pour trouver des techniciens qui correspondent à leurs besoins, mais surtout qui soient disponibles. De l’autre, les techniciens, qui sont très nomades selon Laurent Hirtz, reçoivent les informations directement via l’application, Une app qui leur permet d’accepter ou de refuser le job.

Finalement, Crewbooking met en relation les personnes adéquates : “nous mettons en relation les gens, nous facilitons le workflow, mais nous nous arrêtons à l’aspect post-prod“.

Un outil pour répondre aux besoins de flexibilité du secteur

L’entrepreneur a commencé ce projet suite à ses propres difficultés. “Dans les périodes de rush, notre téléphone n’arrête pas de sonner“, nous explique-t-il. Le constat est dressé : en 2015, il décide de créer un outil pour ses propres activités.

J’ai créé un agenda pour moi, qui partageait mes indisponibilités, mais sans détail“. En 2017, il met en place Crewbooking. Il s’allie ensuite à Arnaud Claes caméraman indépendant, Cédric Huet ingénieur du son, et Sébastien Rensonnet réalisateur et showrunner, pour consolider le projet. Louis Van De Leest, un ancien cadreur, s’est également ajouté à l’aventure entrepreneuriale tout récemment.

Les acteurs du secteur ont la nécessité d’être très flexibles. Il fallait “rendre une vraie solution” au secteur, “qui est en peine d’outils digitaux” selon Laurent Hirtz.

Un historique des missions pour faciliter l’administration

Sans nous il y avait des projets audiovisuels” déclare évidemment Laurent Hirtz. Mais les échanges étaient compliqués entre de nombreux appels téléphoniques ou d’innombrables messages Whatsapp. Il s’agit de centraliser ces échanges, mais également les démarches administratives de ces freelances de l’audiovisuel, du cinéma et de l’événementiel.
Puisque l’outil est digital, il permet d’établir un historique des missions. “Si vous êtes en période de rush, vous n’avez pas toujours l’occasion de gérer l’administration freelance“. La plateforme permet de retrouver un “compte-rendu” des missions effectuées sur une période donnée. En période de crise sanitaire, l’outil a également fait preuve d’annulation de contrat : “il y avait cet historique et ces annulations qui ont permis, en tout cas pour un certain nombre de personnes, d’exporter ces informations aux personnes à qui il fallait prouver ces annulations“.

Pour l’instant, être présent dans la communauté Crewbooking est gratuit. L’objectif est de prouver l’efficacité de la planification auprès des employeurs pour, à terme, leur vendre un SaaS. “Sous forme d’abonnement par rapport aux nombres de bookeurs” explique Laurent Hirtz.

Aujourd’hui, la plateforme compte près de 7700 utilisateurs et 625 entreprises enregistrés. Le créateur de la jeune pousse souligne qu’ils sont présents dans “62 pays au niveau des techniciens et dans 27 pays au niveau des sociétés“.