Comment ajouter une signature sur son compte Gmail

Par posté le 2 avril 2018

Ajouter une signature automatique à la fin de ses emails est un atout, tant au niveau professionnel que personnel. Outre faire gagner du temps dans le traitement de ses mails, l’ajout d’une signature permet également de faciliter la prise de contact avec ses correspondants. 

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Nombreuses sont encore les personnes qui écrivent leurs coordonnées à la fin d’un e-mail sans passer par une signature électronique automatique. Une fonctionnalité pourtant très simple à enregistrer et qui fait gagner du temps lors de la rédaction d’un mail. Cette signature enregistrée permet également d’éviter les oublis ou les erreurs dans les messages. Il suffit de la configurer une fois et de la mettre à jour au fur et à mesure de changements personnels ou professionnels. Le processus étant assez rapide pour compléter ses informations et les modifier.

Pour cela, rien de plus simple, il faudra se connecter à son compte Gmail et se diriger vers les paramètres du compte, symbolisés par un icône d’engrenage, en haut à droite. Dans la nouvelle fenêtre, direction l’option signature, c’est là que tout se joue.

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Pour enregistrer sa signature, il suffit d’insérer toutes les informations voulues dans le cadre. Il est également possible d’ajouter une image ou un icône dans la signature. Des hyperliens et autres citations peuvent aussi être insérés dans le texte. Il est tout de même préférable de le garder assez clair et concis afin d’éviter de surcharger la lecture des informations.

Vous pouvez aussi préciser si vous préférez voir apparaître votre signature avant le fil de la conversation. Pour cela, il suffit de cocher l’option « Insérer cette signature avant le texte des messages précédents dans les réponses et supprimer la ligne “–” qui précède. »

Que mettre dans sa signature ?

Savoir comment la configurer, ce n’est pas tout, il faut aussi savoir quoi mettre dans cette fameuse signature. Ce genre de texte à la fin d’un email est un très bon moyen pour montrer votre professionnalisme et séduire de potentiels contacts intéressants. Attention tout de même, à ne pas confondre avec un curriculum vitae qui laisse place à plus d’informations sur votre parcours professionnel. Il est conseillé d’être concis dans sa signature.

Un texte brut est la forme la plus simple et la plus sûre, mais elle a le désavantage de ne marquer aucune différence avec le texte du message. Pensez donc à faire une séparation entre les deux espaces textuels, soit avec une ligne transversale soit grâce à un tiret.

Il n’est pas question de faire des folies, donc préférez une à deux couleurs, une police et une à deux tailles différentes de police. Choix qui se fera en accord avec les couleurs et la typographie de votre entreprise, profession ou autre aspect professionnel.

Pour le contenu, allez à l’essentiel ; soyez concis, cohérent et cadrée. Les informations que doit contenir votre signature sont au nombre de trois types : votre identité (nom, prénom, fonction et nom de l’entreprise), coordonnées (téléphone, adresse mail et postale, site web) et un logo avec, peut-être, le slogan de la boite.

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Et sur mobile ?

Pensez à activer la signature également sur votre mobile parce que cela ne se fera pas automatiquement. Après avoir téléchargé l’application Gmail, connectez-vous à votre compte, puis direction les paramètres, en haut à gauche.  Dans la section générale des paramètres, direction l’onglet paramètre, en bas de la liste. Il faudra ensuite sélectionner le bon compte Gmail. Dans le nouveau menu, sélectionner « signature » pour la compléter et l’activer.

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Pigiste chez Geeko et Belgium-iPhone.
Twitter : @JennMrtns

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